Frist für die Nebenkosten­abrechnung: bis wann Vermieter abrechnen müssen

Die Frist für die Betriebskostenabrechnung, wie die Nebenkostenabrechnung rechtlich heißt, steht in § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB und endet zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum – meist das Kalenderjahr, manchmal auch etwa Juli bis Juni:

Die Frist gilt auch für die Heizkostenabrechnung. Eine längere Frist lässt sich im Mietvertrag nicht vereinbaren (§ 556 Abs. 5 BGB).

Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der Frist zugehen. Wann Sie sie abgeschickt haben, zählt nicht. Die Post ist dabei Ihre Erfüllungsgehilfin: Geht ein Brief verloren oder ist er zu lange unterwegs, geht das zu Ihren Lasten. Im Streit müssen Sie beweisen, dass die Abrechnung rechtzeitig angekommen ist. (BGH, VIII ZR 107/08)

Wer knapp vor Jahresende verschickt, sollte deshalb einen Weg wählen, der sich belegen lässt – etwa die Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder einen Boten, der den Einwurf bezeugen kann. Ein Brief, der erst am Abend des 31. Dezember im Briefkasten landet, kann als zu spät gelten.

Ist die Frist verstrichen, ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das betrifft nur die Nachzahlung – alles andere bleibt bestehen:

• Ein Guthaben zahlen Sie aus. Hat der Mieter mehr vorausgezahlt, als er schuldet, steht ihm die Differenz zu – auch aus einer verspäteten Abrechnung.
• Bis zur Abrechnung darf der Mieter die Vorauszahlungen zurückhalten. Abrechnen müssen Sie auch nach der Frist; bis dahin kann er die laufenden Vorauszahlungen nach § 273 BGB verweigern. Ihnen fehlt dann Monat für Monat der Abschlag. Nach seinem Auszug kann er unter Umständen sogar die Vorauszahlungen zurückverlangen, über die nicht abgerechnet wurde. (BGH, VIII ZR 191/05, VIII ZR 315/11)
• Gezahlt ist nicht anerkannt. Zahlt der Mieter eine verspätet verlangte Nachforderung, ohne den Fristablauf zu bemerken, kann er das Geld zurückfordern. (BGH, VIII ZR 94/05)

Eine vermietete Eigentumswohnung, Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025. Der Mieter hat zwölfmal 180 € vorausgezahlt, zusammen 2.160 €. Auf ihn entfallen umlagefähige Kosten von 2.520 €. Er schuldet also eine Nachzahlung von 360 €.

• Geht die Abrechnung am 15. Dezember 2026 zu, schuldet der Mieter die 360 €.
• Geht sie am 4. Januar 2027 zu, ist die Nachforderung ausgeschlossen. Die 360 € trägt der Vermieter selbst.
• Hätten die Kosten nur 1.980 € betragen, stünde dem Mieter ein Guthaben von 180 € zu – und das auch im Januar 2027 noch.

Die Frist schützt also den Mieter vor späten Forderungen, nicht den Vermieter vor späten Erstattungen.

Die Frist hält nur eine Abrechnung, die formell ordnungsgemäß ist. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss sie mindestens enthalten:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
• den Umlageschlüssel, nach dem verteilt wird, und wo nötig seine Erläuterung
• die Berechnung des Anteils, der auf den Mieter entfällt
• den Abzug der Vorauszahlungen, die er geleistet hat

Fehlt eines davon, wahrt die Abrechnung die Frist nicht. Inhaltliche Fehler sind etwas anderes – ein falscher Betrag, eine Position, die nicht umlagefähig ist. Bis zum Ende der Frist dürfen Sie die Abrechnung in beide Richtungen berichtigen, auch zulasten des Mieters. Danach nur noch zu seinen Gunsten: Ein Ergebnis, das für den Mieter schlechter ausfällt als das der rechtzeitigen Abrechnung, ist ausgeschlossen, auch wenn diese ein Guthaben ergeben hatte. Eine vergessene Position lässt sich nach Fristablauf also nicht mehr nachschieben. (BGH, VIII ZR 296/09, VIII ZR 190/06)

Wer früh abrechnet, hat damit auch Zeit, Fehler noch selbst zu finden.

Eine Nachforderung bleibt möglich, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Das ist eng zu verstehen. Eigene Versäumnisse entschuldigen nichts. Und wer die Abrechnung einem anderen überträgt, etwa einer Mietverwaltung, muss für dessen Verspätung einstehen wie für eine eigene.

Anerkannt ist der Fall, dass die Grundsteuer erst nachträglich festgesetzt wird. Den Mehrbetrag können Sie dann noch verlangen, in der Regel innerhalb von drei Monaten, nachdem Sie den Bescheid erhalten haben. Haben Sie Einspruch gegen den Bescheid eingelegt, besteht das Hindernis fort, bis darüber entschieden ist. Seit der Grundsteuerreform gelten ab 2025 neue Bescheide – für die ersten Abrechnungen danach ist das deshalb kein Randfall. (BGH, VIII ZR 220/05, VIII ZR 6/24)

Fehlt Ihnen für eine einzelne Position ohne Ihr Verschulden der Beleg – etwa weil die Grundsteuer noch nicht festgesetzt ist –, können Sie das Übrige fristgerecht abrechnen und sich die Nachberechnung dieser Position in der Abrechnung vorbehalten. Zu Teilabrechnungen sind Sie nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB) – aber wer auf den letzten Beleg wartet, riskiert die ganze Nachzahlung. (BGH, VIII ZR 264/12)

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, rechnet meist auf Grundlage der Hausgeldabrechnung ab. Eine gesetzliche Frist, bis wann die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer sie vorlegen muss, gibt es nicht – die Frist gegenüber Ihrem Mieter läuft trotzdem.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung nicht abwarten muss, bis die Eigentümer die Jahresabrechnung beschlossen haben; die Abrechnung gegenüber dem Mieter hängt von diesem Beschluss nicht ab. Kommt die Hausgeldabrechnung der Verwaltung zu spät, ist das zwar nicht automatisch Ihr Versäumnis. Eine Nachzahlung können Sie nach Ablauf der Frist aber nur verlangen, wenn Sie konkret darlegen können, was Sie selbst unternommen haben, um rechtzeitig abzurechnen. (BGH, VIII ZR 249/15)

Liegt die Hausgeldabrechnung im Herbst noch nicht vor, fragen Sie deshalb schriftlich nach und heben die Nachfrage auf. Als Wohnungseigentümer können Sie Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG) und die umlagefähigen Kosten notfalls aus den Rechnungen und Bescheiden selbst zusammenstellen.

vermietheld liest die Hausgeldabrechnung ein, übernimmt ihre Zahlen und schlägt für jede Position vor, ob sie auf den Mieter umgelegt werden kann – mit Begründung. Kommt die Hausgeldabrechnung spät, steht Ihre Nebenkostenabrechnung trotzdem in wenigen Minuten. Wie das geht ↓

Zieht im Abrechnungsjahr ein Mieter aus und ein anderer ein, rechnen Sie für beide ab – mit derselben Frist. Eine Abrechnung zum Auszug ist nicht vorgeschrieben.

Die Kosten teilen Sie nach der Mietzeit auf. Für Heizung und Warmwasser ist beim Wechsel eine Zwischenablesung vorgeschrieben (§ 9b HeizkostenV); ist sie nicht möglich, wird nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt. Die Kosten einer Zeit, in der die Wohnung leer stand, tragen Sie selbst.

Die Abrechnung für den ausgezogenen Mieter muss ihn an seiner neuen Adresse erreichen. Lassen Sie sich die neue Adresse bei der Übergabe geben – wer sie erst im Dezember sucht, verliert die Frist leicht.

vermietheld teilt die Kosten taggenau nach der Mietzeit auf, sobald Sie das Datum des Wechsels nennen. Heiz- und Warmwasserkosten übernimmt es für jeden Mieter aus der Abrechnung des Messdienstes. Wie das geht ↓

Einwendungen des Mieters – umgangssprachlich Widerspruch. Der Mieter hat bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwände zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB); danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Geht die Abrechnung am 15. Mai zu, endet die Frist nach einer verbreiteten Ansicht erst am 31. Mai des Folgejahres – rechnen Sie bis dahin mit Einwänden. Eine kürzere Frist, etwa vier Wochen, lässt sich im Mietvertrag nicht vereinbaren.

Verjährung der Nachzahlung. Die rechtzeitig verlangte Nachzahlung wird mit Zugang der Abrechnung fällig und verjährt in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Abrechnung für 2025, die im Oktober 2026 zugeht, verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029.