Heizkosten­abrechnung: was Vermieter bei der Nebenkosten­abrechnung beachten müssen

Ob Sie nach der Heizkostenverordnung abrechnen müssen, hängt davon ab, was Sie vermieten:

Wo die Verordnung gilt, braucht jede Wohnung Messgeräte, und Sie verteilen die Kosten nach dem gemessenen Verbrauch (§§ 4, 5 und 6 HeizkostenV). Bei einer Eigentumswohnung lässt die Gemeinschaft messen und verteilen. Gegenüber Ihrem Mieter haben aber Sie die Pflichten der Verordnung (§ 1 Abs. 2 HeizkostenV).

Steht im Mietvertrag eine Pauschale oder eine Verteilung nur nach Fläche, gilt trotzdem die Verordnung. Nur in einem Haus mit zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen, geht der Mietvertrag vor (§ 2 HeizkostenV). Verteilen Sie die Kosten dennoch nur nach Fläche, darf Ihr Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Aus einer Pauschale für die Heizung wird eine Vorauszahlung. Sie rechnen jedes Jahr nach Verbrauch ab, und Ihr Mieter zahlt nach oder bekommt Geld zurück. Ist die Heizung in einer Warmmiete enthalten, rechnen Sie ihren Anteil heraus. Er wird ebenso zur Vorauszahlung. (BGH, VIII ZR 212/05)

Ohne Messgeräte geht es nur in Ausnahmefällen, etwa wenn das Haus sehr sparsam ist und weniger als 15 kWh Heizwärme je Quadratmeter und Jahr braucht. Oder wenn Messgeräte, Ablesung und Abrechnung in zehn Jahren mehr kosten, als das Haus an Heizkosten spart (§ 11 HeizkostenV). Der Gesetzgeber geht davon aus, dass ein Haus rund 15 Prozent spart, wenn jeder nach seinem Verbrauch zahlt. Daher kommen auch die 15 Prozent, um die Ihr Mieter kürzen darf.

Wärmepumpen sind keine Ausnahme mehr. Wo eine Wärmepumpe heizt und Messgeräte fehlten, mussten sie bis zum 30. September 2025 eingebaut werden (§ 12 Abs. 3 HeizkostenV).

Im Einfamilienhaus gibt es nichts zu messen und nichts zu verteilen. Kaufen Sie das Öl oder Gas, legen Sie die Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung um, ohne Ihren Anteil an den CO₂-Kosten. Kauft es Ihr Mieter selbst, rechnen Sie die Heizung nicht ab und erstatten ihm Ihren Anteil, wenn er ihn verlangt.

Heizt das Haus mit Gas oder Öl, tragen Sie einen Anteil an den CO₂-Kosten, auch wenn Ihr Mieter das Öl oder Gas selbst kauft. Wie hoch er ist, steht unten. Heizt es mit Strom, etwa mit einer Wärmepumpe, fallen keine an.

Von den Heizkosten verteilen Sie 50 bis 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch, den Rest als Grundkosten nach der Wohnfläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Erwärmt die Anlage auch das Wasser, werden dessen Kosten zuerst über einen eigenen Wärmezähler abgetrennt und ebenso verteilt (§ 8 und § 9 HeizkostenV).

Den Satz wählen Sie, bei einer Eigentumswohnung die Gemeinschaft (§ 3 HeizkostenV). Dabei gilt:

• 70 Prozent sind Pflicht bei Öl- oder Gasheizung, wenn die frei liegenden Rohre überwiegend gedämmt sind und das Haus die Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllt. Das trifft meist auf Häuser zu, die vor 1995 gebaut und seither nicht gründlich gedämmt wurden.
• 50 Prozent hält die Begründung der Verordnung für angemessen, wenn ungedämmte Rohre frei durch die Räume laufen und ungemessen mitheizen.
• Mehr als 70 Prozent gehen nur, wenn Sie es mit allen Mietern im Haus vereinbart haben, etwa im Mietvertrag (§ 10 HeizkostenV).
• Ändern lässt sich der Satz nur zum Beginn eines Abrechnungszeitraums und aus sachlichem Grund, etwa nach einer Sanierung, die dauerhaft Energie spart (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV).

Als Wohnfläche zählt die tatsächliche, auch wenn im Mietvertrag eine andere steht: Hat die Wohnung 75 m², im Vertrag stehen aber 70, zahlt Ihr Mieter die Grundkosten für 75 m². (BGH, VIII ZR 220/17) Zum Haus gehören alle Wohnungen an dieser Heizung, auch leere, nicht aber Treppenhaus, Keller und Gemeinschaftsräume (§ 2 WoFlV). Erlaubt ist auch, nur die beheizten Räume zu zählen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).

Die Flächen bekommt der Messdienst von Ihnen, bei einer Eigentumswohnung von der Verwaltung. Weicht seine Fläche vom Mietvertrag ab, kann jede der beiden falsch sein. Bei einer Eigentumswohnung lassen Sie sie über die Verwaltung korrigieren, denn er rechnet mit ihr für alle Wohnungen.

Gegeben:

• ein Haus mit vier Wohnungen, zusammen 300 m² Wohnfläche
• Heizkosten des ganzen Hauses im Jahr: 8.353,43 €, nur für die Räume, nicht für das Wasser
• davon Ihr Anteil an den CO₂-Kosten für das ganze Haus: 353,43 €, den tragen Sie selbst (wie er sich ergibt)
• zu verteilen bleiben 8.000 €, davon 70 % nach Verbrauch
• die Wohnung Ihres Mieters: 75 m², 1.200 von 6.000 Einheiten des Hauses

Ohne den Abzug Ihres CO₂-Anteils wären es 1.795,99 €. Die 75,99 € Unterschied sind Ihr Anteil für diese Wohnung.

Die Einheiten der Wohnung und des ganzen Hauses stehen in der Abrechnung des Messdienstes, in der Zeile der Verbrauchskosten. Ein Heizkostenverteiler misst keine Kilowattstunden, sondern wie warm der Heizkörper war und wie lange. Weil ein großer Heizkörper mehr Wärme abgibt, rechnet der Messdienst jeden Wert mit einem Faktor für Größe und Bauart um: 300 abgelesen bei Faktor 3 sind 900 Einheiten. Für sich sagen die Zahlen nichts, es zählt das Verhältnis: 1.200 von 6.000 sind ein Fünftel des Verbrauchs im Haus. Misst ein Wärmezähler, sind es Kilowattstunden statt Einheiten.

Bei 50 Prozent nach Verbrauch wären es 1.000 € Grundkosten und 800 € Verbrauchskosten, zusammen 1.800 €. Je höher der Verbrauchsanteil, desto mehr zahlt, wer viel heizt, und desto weniger, wer spart. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnet der Heizkostenrechner weiter unten.

Umlegen dürfen Sie diese Kosten (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV, § 2 Nr. 4 BetrKV):

• den verbrauchten Brennstoff und seine Lieferung, bei einer Wärmepumpe den Strom
• den Betriebsstrom der Anlage, etwa für Brenner und Pumpen
• Bedienung, Überwachung und Pflege, die regelmäßige Prüfung und Einstellung durch eine Fachkraft, die Reinigung der Anlage und des Heizraums
• die Abgasmessung nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, meist durch den Schornsteinfeger
• die Miete der Zähler und Heizkostenverteiler, ihre Eichung und die Ablesung und Abrechnung durch den Messdienst

Nicht umlegen dürfen Sie Reparaturen und den Austausch von Teilen oder des Kessels, denn das ist Instandhaltung. Auch Ihre Verwaltungskosten tragen Sie selbst (§ 1 Abs. 2 BetrKV).

Abgerechnet wird der Brennstoff, der im Abrechnungszeitraum verbraucht wurde, nicht der, den Sie gekauft oder bezahlt haben. Bei Gas und Fernwärme steht der Verbrauch auf der Rechnung des Versorgers. Bei Heizöl, Pellets oder Flüssiggas halten Sie den Bestand zu Beginn und am Ende des Zeitraums fest: Verbraucht ist der Anfangsbestand plus die Lieferungen, minus der Endbestand. Setzen Sie stattdessen an, was Sie im Jahr an den Versorger gezahlt haben, ist die Abrechnung inhaltlich falsch. Das macht auch eine Kürzung um 15 Prozent nicht wieder gut. (BGH, VIII ZR 156/11)

Kosten, die nur alle paar Jahre anfallen, etwa für die Reinigung des Öltanks, legen Sie in dem Jahr um, in dem sie entstehen. (BGH, VIII ZR 221/08)

Den Strom einer Wärmepumpe setzen Sie mit dem an, was Sie dafür bezahlt haben. Am einfachsten misst ihn ein eigener Zähler. Kommt ein Teil vom eigenen Solardach, sind Sie nur mit dem zugekauften Strom auf der sicheren Seite. Ob Sie auch den eigenen Solarstrom berechnen dürfen, etwa zu dem Preis, den ein Versorger verlangen würde, ist umstritten.

Bei Fernwärme oder einem anderen Wärmelieferanten legen Sie seinen Preis um und die Kosten der Anlagen im Haus (§ 7 Abs. 4 HeizkostenV). Stellen Sie während der Mietzeit von der eigenen Heizung auf einen Wärmelieferanten um, zahlt Ihr Mieter dessen Preis nur unter zwei Bedingungen: Die Wärme wird effizienter erzeugt, und sie kostet ihn nicht mehr als bisher. Die Umstellung kündigen Sie spätestens drei Monate vorher in Textform an (§ 556c BGB).

Auf Gas, Heizöl und andere Brennstoffe wird ein CO₂-Preis aufgeschlagen. Einen Teil davon tragen Vermieter, und zwar für jeden Abrechnungszeitraum, der am 1. Januar 2023 oder später begonnen hat (§ 11 CO2KostAufG). Wie groß Ihr Teil ist, hängt davon ab, wie viel CO₂ Ihr Haus je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr ausstößt (§ 5 CO2KostAufG):

Die Zahlen dafür stehen auf der Rechnung des Versorgers: der CO₂-Ausstoß in Kilogramm und der Betrag, der auf den CO₂-Preis entfällt (§ 3 CO2KostAufG). Sie teilen den Ausstoß durch die Wohnfläche des Hauses, lesen die Stufe ab und ziehen Ihren Anteil von den Heizkosten ab. Den Rest verteilen Sie wie die übrigen Heizkosten (§ 7 Abs. 1 CO2KostAufG).

Auf Strom wird kein CO₂-Preis aufgeschlagen. Heizt eine Wärmepumpe oder eine Stromheizung, gibt es keine CO₂-Kosten aufzuteilen (§ 2 Abs. 1 CO2KostAufG). Arbeitet eine Wärmepumpe neben dem Gas- oder Ölkessel, zählt nur der Ausstoß von Gas oder Öl. Geteilt wird er trotzdem durch die ganze Wohnfläche: Das Haus kommt auf eine niedrigere Stufe, und Ihr Anteil sinkt.

Im Haus des Beispiels weist die Gasrechnung für 2025 einen Ausstoß von 10.800 kg CO₂ aus. Die CO₂-Kosten betragen 706,86 €: 55 € je Tonne, dazu die Umsatzsteuer. 10.800 kg auf 300 m² sind 36 kg je Quadratmeter. Das ist die Stufe 32 bis unter 37, Sie tragen also die Hälfte: 353,43 €. Für 2026 gilt ein Preis von 60 € je Tonne (§ 4 CO2KostAufG).

In der Heizkostenabrechnung zeigen Sie, welchen Anteil der CO₂-Kosten Ihr Mieter trägt, welche Stufe das Haus erreicht und wie Sie gerechnet haben. Fehlt das, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG). Rechnet ein Messdienst ab, weist er die Aufteilung meist mit aus. Prüfen Sie trotzdem, ob sie in seiner Abrechnung steht.

Ihr Anteil halbiert sich, wenn Vorschriften verhindern, dass Sie das Haus oder seine Heizung wesentlich verbessern. Solche Vorschriften sind etwa der Denkmalschutz oder die Pflicht, das Haus an ein Wärmenetz anzuschließen. Das müssen Sie Ihrem Mieter nachweisen (§ 9 CO2KostAufG).

Neu seit Juli 2026. Für eine neu eingebaute Gas- oder Ölheizung gilt eine eigene Regel, wenn sie nach dem Gebäudemodernisierungsgesetz zum Teil klimafreundlichere Brennstoffe nutzen muss. Dann teilen Sie mit Ihrem Mieter je zur Hälfte: ab 2028 die Netzentgelte für Gas und die CO₂-Kosten, ab 2029 auch die Kosten dieses Brennstoffanteils (§ 5a CO2KostAufG). Für eine bestehende Heizung bleibt es beim Stufenmodell.

Bestellt Ihr Mieter im Einfamilienhaus das Heizöl selbst oder hat er für seine Gasetagenheizung einen eigenen Gasvertrag, gibt es keine Heizkostenabrechnung. Ihren Anteil an den CO₂-Kosten tragen Sie trotzdem: Sie erstatten ihn Ihrem Mieter. Darauf müssen Sie Ihren Mieter in Textform hinweisen, wenn Sie den Mietvertrag schließen und wenn Sie eine neue Gas- oder Ölheizung einbauen (§ 6 Abs. 2 CO2KostAufG).

Den Betrag ausrechnen muss Ihr Mieter. Die Zahlen stehen auf der Rechnung seines Lieferanten: der CO₂-Ausstoß der Lieferung in Kilogramm, die CO₂-Kosten und ein Hinweis, dass er einen Teil erstattet bekommen kann (§ 3 CO2KostAufG). Er teilt den Ausstoß durch die Wohnfläche und rechnet ihn auf ein Jahr um, wenn eine Tankfüllung länger oder kürzer reicht. In der Tabelle oben liest er dann ab, welchen Anteil Sie tragen (§ 5 Abs. 1 und 3 CO2KostAufG). Brennstoff, der vor 2023 in Rechnung gestellt wurde, zählt nicht (§ 11 Abs. 2 CO2KostAufG).

Ein Beispiel: ein Einfamilienhaus mit 140 m². Im Jahr 2025 lässt sich Ihr Mieter 2.000 Liter Heizöl liefern. Die Rechnung weist 5.353 kg CO₂ aus und 350,35 € CO₂-Kosten: 55 € je Tonne, dazu die Umsatzsteuer. Reicht das Öl ein Jahr, sind das 38,2 kg je Quadratmeter. Das ist die Stufe 37 bis unter 42: Sie tragen 60 Prozent und erstatten Ihrem Mieter 210,21 €.

Ihr Mieter muss den Betrag binnen zwölf Monaten verlangen, nachdem sein Lieferant die Lieferung abgerechnet hat. Das geht in Textform, eine E-Mail genügt. Danach ist der Anspruch verloren. Die Frist läuft ab der Rechnung, auch wenn noch Öl im Tank ist. Reicht es länger als zwölf Monate, steht beim Verlangen noch nicht fest, wie lange. Dann schätzt Ihr Mieter, etwa danach, wie lange die letzte Füllung gereicht hat.

Haben Sie Vorauszahlungen auf Betriebskosten vereinbart, dürfen Sie den Betrag mit der nächsten Nebenkostenabrechnung verrechnen. Sonst zahlen Sie ihn spätestens zwölf Monate nach der Forderung aus (§ 6 Abs. 2 CO2KostAufG). Nutzt Ihr Mieter den Brennstoff auch für andere eigene Geräte, etwa einen Gasherd, sinkt die Erstattung um 5 Prozent (§ 6 Abs. 3 CO2KostAufG).

Der Rechner fragt zuerst, was Sie vermieten, und dann nach den Zahlen, die für Ihren Fall zählen. Voreingestellt sind die Beispiele dieses Artikels: das Haus mit vier Wohnungen und das Einfamilienhaus.

Zähler und Heizkostenverteiler, die nach dem 1. Dezember 2021 eingebaut wurden, müssen fernablesbar sein: ablesbar, ohne dass jemand die Wohnung betritt. Ältere Geräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht sein, außer das ist technisch nicht möglich oder im Einzelfall unzumutbar (§ 5 Abs. 2 und 3 HeizkostenV). Fehlen vorgeschriebene fernablesbare Geräte, darf der Mieter seinen Anteil um 3 Prozent kürzen.

Sind fernablesbare Geräte eingebaut, bekommt Ihr Mieter jeden Monat eine Verbrauchsinformation: seinen Verbrauch im Vormonat in Kilowattstunden, verglichen mit dem Monat davor, dem Vorjahresmonat und einem Durchschnittsnutzer. Mit der Jahresabrechnung kommen weitere Angaben hinzu, etwa zu den Energieträgern und zu Steuern und Abgaben, dazu ein Vergleich mit dem Vorjahr, bereinigt um das Wetter (§ 6a HeizkostenV). Beides liefert in der Regel der Messdienst. Fehlt eines davon oder ist es unvollständig, darf der Mieter ebenfalls um 3 Prozent kürzen.

Werden funktionierende Geräte gegen funkablesbare getauscht, muss Ihr Mieter das hinnehmen. (BGH, VIII ZR 326/10) Wollen Sie die neuen Geräte mieten statt kaufen, kündigen Sie das Ihren Mietern vorher an und nennen die Kosten. Widerspricht die Mehrheit binnen eines Monats, dürfen Sie die Geräte nicht mieten (§ 4 Abs. 2 HeizkostenV). Sonst legen Sie die Gerätemiete mit den Heizkosten um. Bei einer Eigentumswohnung beschließt die Gemeinschaft, ob die Geräte getauscht und ob sie gemietet oder gekauft werden. Die Gerätemiete legen Sie mit den Heizkosten um.

Fehler in der Heizkostenabrechnung kosten Sie einen festen Teil dessen, was Ihr Mieter zahlen müsste (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV, § 7 Abs. 4 CO2KostAufG):

Lässt sich der Verbrauch gar nicht ermitteln, weil die Wohnungen keine geeigneten Geräte haben, verteilen Sie nach Fläche und ziehen die 15 Prozent selbst ab. (BGH, VIII ZR 261/06)

Wurde der Verbrauch zwar erfasst, aber nicht so, wie die Verordnung es verlangt, bleibt er die Grundlage der Abrechnung. Ihr Mieter darf dann 15 Prozent des Betrags kürzen, den die Abrechnung für ihn ausweist. (BGH, VIII ZR 329/14) Dafür genügt schon ein fehlendes Gerät, etwa der Wärmezähler, der bei einer gemeinsamen Anlage die Wärme für das Warmwasser misst. Das gilt auch, wenn jede Wohnung Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler hat. (BGH, VIII ZR 151/20)

Bei einer Eigentumswohnung darf Ihr Mieter Ihnen gegenüber kürzen, Sie selbst gegenüber der Gemeinschaft aber nicht (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV). Kürzt Ihr Mieter, weil die Gemeinschaft keine fernablesbaren Geräte eingebaut hat, können Sie das also nicht einfach weitergeben. Ob Sie den Ausfall ersetzt bekommen, richtet sich nach den allgemeinen Regeln.

Geräteausfall. Fällt ein Gerät aus, ermitteln Sie den Verbrauch anders: aus früheren Zeiträumen, aus vergleichbaren Räumen, auch in einem anderen Haus, oder aus dem Durchschnitt des Hauses. (BGH, VIII ZR 264/19) Dasselbe gilt bei anderen zwingenden Gründen, wenn sich die Ablesung nicht nachholen lässt, etwa bei einem Ablesefehler, verlorenen Werten oder einem Mieter, der den Ableser nicht hereinlässt. Betrifft das mehr als ein Viertel der Fläche, verteilen Sie alles nach Fläche (§ 9a HeizkostenV). Um 15 Prozent kürzen darf Ihr Mieter dann nicht. (BGH, VIII ZR 373/04) Er darf es aber, wenn Geräte nie eingebaut wurden oder ein bekannter Defekt nicht repariert wurde (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Mieterwechsel. Zieht ein Mieter im Lauf des Abrechnungszeitraums aus, lassen Sie die Geräte zwischendurch ablesen und teilen den Verbrauch nach diesen Werten auf. Die Grundkosten teilen Sie nach Gradtagszahlen, die kalte Monate stärker gewichten, oder nach der Zeit. Ohne Zwischenablesung gilt das für die gesamten Kosten (§ 9b HeizkostenV). Die Zwischenablesung zahlen Sie, wenn der Mietvertrag nichts anderes regelt. (BGH, VIII ZR 19/07) Was der Wechsel für die Frist bedeutet, steht im Artikel zur Abrechnungsfrist.

Leerstand. Für eine leere Wohnung tragen Sie die Grundkosten. Die Verbrauchskosten fallen nach dem gemessenen Verbrauch auf die bewohnten Wohnungen, auch wenn viel leer steht. Im Einzelfall kann ein Mieter aber verlangen, dass der Verbrauchsanteil auf 50 Prozent sinkt, damit er nicht unangemessen viele feste Kosten trägt. Entschieden ist das jedenfalls für das Warmwasser. (BGH, VIII ZR 9/14)

Umfasst eine Einzelabrechnung auch Zeit vor dem Einzug oder nach dem Auszug, teilt vermietheld sie nach Gradtagszahlen auf, wie es § 9b HeizkostenV ohne Zwischenablesung vorsieht. Wie das geht ↓

Die Heizkostenabrechnung ist ein Teil der Nebenkostenabrechnung. Heiz- und Warmwasserkosten sind Betriebskosten. Über die Vorauszahlungen dafür rechnen Sie einmal im Jahr ab, mit derselben Frist von zwölf Monaten wie für alle anderen Betriebskosten (§ 556 Abs. 3 BGB).

In einem Haus mit Zentralheizung erstellt die Heizkostenabrechnung meist ein Messdienst. Er liest die Geräte ab, verteilt die Kosten nach Verbrauch und Fläche und schickt für jede Wohnung eine Einzelabrechnung. Unter dem Strich stehen die Heiz- und Warmwasserkosten der Wohnung, ohne Ihren CO₂-Anteil. Diesen Betrag übernehmen Sie als Position in die Nebenkostenabrechnung. Legen Sie die Einzelabrechnung bei. Darin stehen die Gesamtkosten, der Schlüssel und die Angaben zu CO₂ und Verbrauch, die Ihr Mieter bekommen muss. Vorgeschrieben ist weniger: Für die Heizkosten genügen die verbrauchte Brennstoffmenge und ihre Gesamtkosten, Zählerstände muss die Abrechnung nicht nennen. (BGH, VIII ZR 93/15)

Im Einfamilienhaus setzen Sie die Heizkosten selbst an: den verbrauchten Brennstoff und die übrigen Kosten, die oben aufgezählt sind, ohne Ihren CO₂-Anteil. Kauft Ihr Mieter Öl oder Gas selbst, gehört die Heizung nicht in die Abrechnung. Die Erstattung Ihres CO₂-Anteils dürfen Sie aber mit ihr verrechnen, wenn Vorauszahlungen vereinbart sind (§ 6 Abs. 2 CO2KostAufG).

Bei einer Eigentumswohnung stehen die Heizkosten der Wohnung auch in der Hausgeldabrechnung. Rechnen Sie sie nur einmal ab. Nehmen Sie dabei die tatsächlichen Kosten aus der Hausgeldabrechnung, nicht die Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan.

vermietheld liest die Einzelabrechnung des Messdienstes und übernimmt den Betrag Ihres Mieters in die Nebenkostenabrechnung. Als Quelle nennt es die Einzelabrechnung und den Zeitraum, für den sie gilt. Den CO₂-Anteil, den der Messdienst Ihnen zugeordnet hat, lässt es draußen. Unter die Heizkosten schreibt es die Angaben zu den CO₂-Kosten, die das Gesetz verlangt: den Ausstoß je Quadratmeter, die Stufe und die Aufteilung zwischen Ihnen und Ihrem Mieter. Stehen die Heizkosten auch in der Hausgeldabrechnung, rechnet es sie nur einmal ab. Wie das geht ↓

Die Heizkosten sind meist der größte Posten, aber nicht der einzige. Damit die ganze Abrechnung hält, prüfen Sie vor dem Versand:

1. Nur umlagefähige Kosten. Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung stehen und die Ihr Mieter laut Mietvertrag trägt (§ 556 Abs. 1 BGB, § 2 BetrKV). Verwaltung und Reparaturen bleiben bei Ihnen, bei einer Eigentumswohnung auch die Erhaltungsrücklage. Das gilt auch für die Miete von Rauchwarnmeldern, anders als für die von Zählern und Heizkostenverteilern. (BGH, VIII ZR 379/20)
2. Ein Schlüssel für jede Position. Ist nichts vereinbart, verteilen Sie nach Wohnfläche. Was nach Verbrauch erfasst wird, verteilen Sie nach Verbrauch. Bei einer Eigentumswohnung gilt ohne Vereinbarung der Schlüssel der Gemeinschaft, solange er nicht unangemessen ist (§ 556a Abs. 1 und 3 BGB). Den Schlüssel „Fläche“ müssen Sie nicht erklären. Ist ein Schlüssel dagegen nicht zu verstehen, ist die Abrechnung formell unwirksam. (BGH, VIII ZR 244/18, VIII ZR 84/07)
3. Die Mindestangaben. Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung des Anteils und Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt eines davon, wahrt die Abrechnung die Frist nicht.
4. Die Mietzeit. Ist der Mieter im Lauf des Jahres ein- oder ausgezogen, trägt er die Kosten nur für seine Zeit. Was auf einen Leerstand entfällt, tragen Sie.
5. Rechtzeitig und belegbar zustellen. Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein. Wie Sie das belegen, steht im Artikel zur Abrechnungsfrist.
6. Die Belege bereithalten. Ihr Mieter darf sie einsehen, und Sie dürfen sie ihm auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Er darf auch die Verbrauchswerte der anderen Wohnungen sehen. Verlangt er Einsicht und bekommt sie nicht, muss er so lange nicht nachzahlen. (BGH, VIII ZR 189/17)

vermietheld liest Hausgeldabrechnung, Grundsteuerbescheid, Rechnungen und Mietvertrag, schlägt für jede Position vor, ob sie umlagefähig ist, und begründet das. Kosten des ganzen Hauses verteilt es nach Wohnfläche, die Vorauszahlungen zieht es ab. Fehlt für das Jahr ein Beleg, etwa die Heizkostenabrechnung oder der Grundsteuerbescheid, sagt es Ihnen das, bevor es die Abrechnung erstellt. Wie das geht ↓